شرایط تحویل مدارك تحصیلی و ریز نمرات گذرانده به دانشجویان انصرافی و اخراجی

 

دوره روزانه:

درصورتیكه دانشجو تصمیم به ادامه تحصیل در دانشگاههای دیگر به جز دانشگاه آزاد داشته باشد:

 

- پس از تسویه حساب با این دانشگاه مدارك و ریز نمرات و مدت استفاده از آموزش رایگان به دانشگاه مربوط ارسال میگردد. (برای پسران و دختران.)

در صورت عدم تحصیل در دانشگاههای دیگر و یا ادامه تحصیل در دانشگاه آزاد ملزم به پرداخت شهریه آموزش رایگان می باشد.

در مورد دختران:  

 پس از پرداخت شهریه آموزش رایگان و تسویه حساب كامل كلیه مدارك تحصیلی (به جز تاییدیه ها) و ریز نمرات دروس گذرانده تحویل وی میگردد .

در مورد پسران دو حالت وجود دارد :

1-   مشكل نظام وظیفه ندارد:  

پس از تسویه حساب و پرداخت شهریه آموزش رایگان مدارك تحصیلی و ریز نمرات تحویل داده میشود.

2-   مشكل نظام وظیفه دارد:

پس از تسویه حساب و پرداخت شهریه آموزش رایگان تا مشخص شدن وضعیت نظام وظیفه مدارك تحصیلی و ریز نمرات تحویل داده نمیشود.

(لازم به توضیح است تحویل ریز نمرات به دانشجویان و دانش آموختگان غیرغایب از نظر نظام وظیفه پس از پرداخت شهریه آموزش رایگان بلامانع است.)

 

دوره شبانه:

دانشجویان دختر میتوانند پس از تسویه حساب مدارك و ریز نمرات را تحویل بگیرند.

دانشجویان پسر پس از مشخص شدن وضعیت نظام وظیفه میتوانند مدارك و ریز نمرات را تحویل بگیرند.

 


 

مدارك و مراحل صدور دانشنامه

 

مدارك مورد نیاز جهت دریافت دانشنامه :

·         اصل دانشنامه مقطع پایین تر برای دانش آموختگانی كه در چند مقطع تحصیل كرده اند

·         تصویر گواهینامه موقت مقطع بالاتر  

·         اصل گواهینامه موقت پایان تحصیلات مقطع فعلی

·         در صورت استفاده از وام دانشجویی ،نامه تسویه حساب بدهی با صندوق رفاه دانشجویان  

·         نامه لغو تعهد آموزش رایگان مقطع فعلی

·         نامه لغو تعهد آموزش رایگان از دانشگاه مقطع یا مقاطع قبلی (برای دانشجویانی كه در مقاطع قبل  دوره روزانه بوده اند)

·         گواهی انجام كار (نامه انجام كار باید دارای تاریخ شروع به كار با مشخص شدن كار بصورت  تمام وقت یا با ذكر میزان ساعت كار باشد)

·         نامه عدم عدم كاریابی از اداره كار با ذكر تاریخ ثبت نام در اداره كار

·         ارائه فرم سوابق خدمتی (فرم 502 ) و نامه اتمام تعهد از آموزش و پرورش محل خدمت  

·         (برای متعهدین خدمت به آموزش و پرورش)

·         در مورد آقایان ارائه مدرك دال بر رسیدگی به وضعیت نظام وظیفه

·         3 قطعه عكس جدید 4×3

·         كارت ملی و یك برگ كپی پشت و رو

·         وكالت نامه محضری در صورتی كه شخصی غیر از دانش آموخته جهت دریافت دانشنامه مراجعه  نماید به همراه كارت شناسایی و یك برگ كپی آن.

  

 

چگونگی لغو تعهدات آموزش رایگان

دانشجویان دوره روزانه كه درخواست دریافت دانشنامه خود را داشته باشند می توانندبه چهار طریق زیر دانشنامه را دریافت نمایند:

 

1. لغو تعهد خدمت آموزش رایگان از طریق انجام كاربه شرح ذیل:

·          ارائه گواهی انجام كار اعم از بخش دولتی یا خصوصی با ذكر تاریخ شروع و خاتمه اشتغال به كار.  

( لازم است دانش آموختگان شاغل در بخش خصوصی به میزان مدت تعهد خدمت خود، گواهی كاركرد معتبر  از هر یك از شركتها ، كارخانجات و یا مؤسسات خصوصی ارائه نمایند).

·          پروانه اشتغال صادره از سوی سازمان نظام مهندسی و همچنین پروانه كسب افرادیكه به حرف آزاد مشغول  می باشند از تاریخ صدور قابل پذیرش می باشد كه لازم است اصل آن برای رویت و تصویر به دانشگاه  محل تحصیل ارائه شود.

·          شاغلین آموزش و پرورش كه متعهد خدمت در آموزش و پرورش می باشند لازم است كه فرم شماره 502  به همراه نامه ای مبنی بر اتمام تعهد خدمت را از اداره كل آموزش و پرورش استا ارائه نمایند.

·          شاغلین در سپاه پاسداران انقلاب اسلامی لازم است نامه بلامانع بودن تحویل دانشنامه صادره از ستاد  مشترك نیروی مزبور را ارائه نمایند.

 

نكته مهم:

اشتغال به كار همزمان با تحصیل در مقطع بالاتر (در دوره روزانه) به عنوان سابقه كار برای لغو تعهد آموزش رایگان قابل قبول نمی باشد.

 

2. لغو تعهد خدمت آموزش رایگان از طریق پرداخت شهریه :

·          چنانچه دانش آموخته تمایل به پرداخت هزینه آموزش رایگان داشته باشد، نسبت به محاسبه  شهریه براساس سال ورود ، مقطع و رشته تحصیلی ، تعداد واحدهای اخذ شده در هر ترم بر مبنای جداولی كه از سوی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری ابلاغ گردیده است اقدام می گردد. 

·        اصل و تصویر فیشهای واریزی به حساب مشخص شده در پرونده دانش آموخته بایگانی می گردد.

 

3.لغو تعهد خدمت آموزش رایگان از طریق انجام كار برای مدتی و پرداخت شهریه  برای مدت باقیمانده:

·         اگر دانش آموخته برای مدتی كوتاهتر از مدت تعهد خدمت خود گواهی اشتغال به كار ارائه  نماید به طوری كه تمام مدت تعهد خدمت وی را پوشش ندهد، برای مدت باقیمنده از تعهد خدمت  خود باید شهریه آموزش رایگان را كه در اداره دانش آموختگان محاسبه خواهد شد بپردازد.

4. لغو تعهد خدمت آموزش رایگان از طریق ارائه گواهی عدم كاریابی:

·         دانش آموخته باید بعد از فراغت از تحصیل ، در مناطق پستی نزدیك محل زندگی به یكی از ادارات كاریابی زیر نظر سازمان كار و آموزش فنی و حرفه ای برای ثبت نام و تكمیل فرم كاریابی مراجعه نماید و در صورت عدم فراهم شدن فرصت شغلی نامه ای را بعد از گذشت  یك سال از فراغت از تحصیل خود از اداره كار و امور اجتماعی استان دریافت و به دانشگاه ارائه نماید .

 

 

 یادآوری های لغو تعهد خدمت از طریق گواهی عدم كاریابی:

 

•         فرد بایستی دانش آموخته شده باشد و در مقطع بالاتر دانشجو نباشد.

•         در مورد آقایان بایستی یك سال از تاریخ صدور كارت پایان خدمت و یا كارت معافیت گذشته باشد  

(چنانچه خدمت وظیفه یا صدور كارت معافیت بعد از فراغت از تحصیل باشد.)

•         اعلام نتیجه عدم كاریابی به دانشگاه محل تحصیل فارغ التحصیل بایستی حداقل پس از گذشت یك سال  از تاریخ فارغ التحصیلی مندرج در گواهی موقت وی باشد. (از مدت یك سال 6 ماه در موقعیت كاریابی  قرار گرفته باشد.)

•         در پرونده تحصیلی دانش آموخته تاییدیه تحصیلی دال بر اشتغال به خدمت در بخش دولتی یا خصوصی موجود نباشد.

•         در صورتیكه دانش آموخته پس از ارائه نامه اداره كل كار و امور اجتماعی قادر به پرداخت بدهی صندوق رفاه دانشجویان نباشد، تعهد خدمت آموزش رایگان وی لغو و نامه اداره كار و امور اجتماعی در پرونده وی باقی می ماند تا زمانی كه بدهی فوق را پرداخت نماید .

•          

•          اعلام عدم كاریابی در مقاطع بالاتر با در نظر گرفتن موارد فوق، تعهد خدمت مقاطع قبلی را نیز  لغو می نماید.

اداره دانش آموختگان دانشگاه

 

  


  

قابل توجه دانشجویان در شرف فارغ التحصیلی یا دانش آموختگان سنوات قبل

 

فارغ التحصیلان محترم درصورت درخواست گواهی موقت فارغ التحصیلی و سایر مدارك تحصیلی باید به واحد فارغ التحصیلان و با رعایت موارد زیر شخصا مراجعه نمایند .

 

شرایط اخذ گواهینامه موقت پایان تحصیلات 

 

 مراجعه به اداره آموزش دانشگاه ( واحد پذیرش ) و بررسی پرونده و اطمینان از عدم كسری مدارك از جمله مدارك ذیل حداقل شش ماه  قبل از دانش آموختگی.  

•         اصل مدرك پیش دانشگاهی

•         اصل ریزنمرات عكسدار و تایید شده دوره پیش دانشگاهی

•         اصل مدرك دوره متوسطه

•         اصل ریز نمرات عكسدار و تایید شده دوره متوسطه

•         تاییدیه تحصیلی دوره پیش دانشگاهی  

•         تاییدیه دوره متوسطه

•         چهار قطعه عكس 4×3 تمام رخ (رعایت حجاب اسلامی برای خواهران الزامی است)

•         فتوكپی از كلیه صفحات شناسنامه (یك سری)

•         فتوكپی از كارت ملی (پشت و رو)   

•         ارائه مداركی دال بر رسیدگی به وضعیت نظام وظیفه برای آقایان بشرح ذیل : 

•         اصل كارت پایان خدمت و یا كارت معافیت دائم و یك برگ فتوكپی پشت و روی آن.

•         اصل كارت معافیت موقت (كفالت یا پزشكی ) در مدت اعتبار آن و یك برگ فتوكپی آن.

•         ارائه گواهی اشتغال به تحصیل از مقطع بالاتر براساس نامه معافیت تحصیلی معتبر از دانشگاه محل تحصیل.  

•         ارائه گواهی استغال به تحصیل یا خدمت در وزارت بهداشت ، آموزش و پرورش ، سازمان كشتیرانی جمهوری اسلامی ایران و آموزشگاه فنون هواپیمایی.

•         اصل گواهی صادره از نیروهای نظامی و انتظامی مبنی بر استخدام در نیروهای مذكور.

•         اصل گواهی مبنی بر انجام خدمت مقرر در قانون معافیت دانش آموختگان مراكز تربیت معلم از خدمت وظیفه عمومی.

•         ارائه گواهی اشتغال به خدمت نظام وظیفه از یگان محل خدمت بدون داشتن غیبت اولیه به همران یك نسخه از تصویر آن .

•         گواهی صادره از سوی سازمان وظیفه عمومی و معاونتهای وظیفه عمومی استانهای كشور.

•         ارائه دفترچه آماده به خدمت یا برگ اعزام به خدمت دوره ضرورت بدون مهر غیبت در مدت اعتبار آن  به همراه یك نسخه كپی برابر با اصل .  

گواهی موقت فقط به شخص فارغ التحصیل یا وكیل قانونی وی با ارائه وكالتنامه رسمی تحویل می گردد .

 

دانشجویان لازم است ظرف مدت شش ماه از اتمام آخرین نیمسال تحصیلی برای انجام امور مربوط به فراغت از تحصیل خود ( پس از انجام مقدمات كار در دانشكده مربوطه و تسویه حساب با سایر واحدهای دانشگاه) به اداره دانش آموختگان مراجعه نمایند .

بدیهی است مسئولیت عواقب ناشی از تأخیر (نظیر غیبت در نظام وظیفه و غیره ) برعهده دانشجو خواهد بود.

 

  

تذكر مهم:

كلیه دانشجویان باید جهت اخذ گواهی اشتغال به تحصیل برای ارائه به محل تحصیل دوره متوسطه و پیش دانشگاهی و دریافت اصل مدارك دیپلم و پیش دانشگاهی و تحویل آنها به اداره پذیرش دانشگاه در طول دوره تحصیل به دانشكده مربوطه مراجعه نمایند.

مسئولیت هرگونه نقص پرونده در زمان فارغ التحصیلی و عدم صدور مدرك پایان دوره به عهده دانشجو خواهد بود. 

  

 اداره دانش آموختگان دانشگاه

 

 

وظایف و سیر امور در اداره دانش‌آموختگان

 

1-     دریافت پروندهای فارغ‌التحصیلان و ادغام سوابق تحصیلی و مدارک ارسالی از سوی دانشکده‌ها و تشکیل پرونده جدید .

2-     بررسی و کنترل پرونده دانش‌آموختگان از نظر تکمیل بودن مدارک دوره متوسطه و پیش دانشگاهی .

3-     بررسی و کنترل پرونده دانش‌آموختگان تحصیلات تکمیلی.

4-     بررسی و کنترل فشرده ریز نمرات و تعداد واحدهای گذرانده توسط دانشجو مطابق با سرفصل، تعداد ترمهای تحصیلی  و سنوات تحصیلی و ترمهای مشروطی و میزان بهره‌مندی ازآموزش رایگان وبدهی به صندوق رفاه دانشجویان و مجوزهای لازم جهت نقل و انتقال در چهارچوب ضوابط.

5-     معرفی فارغ‌التحصیلان پسر مشمول به حوزه نظام وظیفه جهت لغو معافیت تحصیلی.

 

صدور گواهینامه موقت

1-     بررسی پرونده طبق مقررات و بخشنامه های وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و تهیه پیش نویس گواهینامه موقت .

2-      بررسی نهائی و پاراف رئیس اداره و سپس تایپ گواهینامه موقت و ارسال برای امضای معاون محترم آموزشی.

3-     الصاق عکس و تمبر و مهر برجسته هنگام تحویل به فارغ‌التحصیل در قبال اخذ رسید و ثبت در دفتر رسید گواهینامه موقت .

4-     بایگانی کپی گواهینامه موقت در پرونده .

5-     تحویل گواهینامه موقت به دانشجویان بورسیه پس از استعلام و صدور مجوز از سوی محل مربوطه.

6-     سوابق فراغت تحصیل و سنوات آموزش رایگان و سایر موارد در سیستم کامپیوتری .

7-       انجام امور مربوط به بایگانی پرونده براساس کد به نحوی که دسترسی بهآنها به سهولت انجام شود.

 

صدور تاییدیه های تحصیلی

1-     دریافت نامه های استعلام ریز نمره و  تاییدیه تحصیلی از ادارات و دانشگاهها و مراکز درخواست کننده.

2-     صدور تاییدیه و ریز نمرات و ارسال به محل درخواست کننده برحسب تقاضا.

3-     ارائه و تحویل گرفتن فرم تعهد محضری به فارغ‌التحصیلان دوره روزانه برای ارسال تاییدیه و ریز نمره به واحدهای مختلف دانشگاه آزاد اسلامی.

4-     ارسال تاییدیه و ریز نمرات دانش‌آموختگان بورسیه جهت ادامه تحصیل پس از استعلام و صدور مجوز از سوی محل مربوطه.  

5-     گزارش اسناد جعلی به مراکز درخواست کننده تاییدیه تحصیلی و حراست دانشگاه.

 

صدور دانشنامه

1-     بررسی و کنترل مجدد پرونده دانش آموختگان مشمول آموزش رایگان .

2-     محاسبه میزان شهریه آموزش رایگان دانش‌آموختگان دوره روزانه براساس جداول ارسالی از وزارت علوم، تحقیقات و فناوری جهت افرادی که مایلند زودتر از موعد مقرر دانشنامه خود را دریافت نمایند.

3-     تحویل گرفتن گواهیهای سابقه کار و یا نامه عدم کاریابی و یا سوابق مربوط به خرید تعهد آموزش رایگان و تطبیق آنها با مقررات و قانون آموزش رایگان .

4-     اعلام و اخذ مدارک تکمیلی پرونده مانند تسویه حساب با صندوق رفاه دانشجویی در مواردی که به آن صندوق بدهی داشته باشند.

5-     تحویل گرفتن اصل گواهینامه موقت صادر شده از سوی دانشگاه.

6-      تحویل یکی از مربوط به نظام وظیفه برای آن دسته از فارغ‌التحصیلانی که کارت پایان یا معافیت از خدمت وظیفه عمومی ندارند به منظور اخذ مدرک دانشنامه.

7-     اعلام و دریافت موافقت کتبی محل بورس برای تحویل مدرک یا نامه لغو یا اتمام تعهد.

8-     تهیه پیش نویس دانشنامه و ارجاع برای تایید توسط مقام مافوق.

9-     تهیه اصل دانشنامه و تطبیق آن با پیش نویس و ارسال آنها برای امضاء معاون محترم آموزشی و ریاست محترم دانشگاه .

10- درخصوص فارغ‌التحصیلانی که طبق ضوابط و دستورالعملها دانشنامه تعلق نمی گیرد گواهینامه پایان دوره صادر می‌گردد.

11- الصاق عکس و مهر برجسته و هالوگرام به دانشنامه .

12- صدور گواهی ریز نمرات تایید شده .

13- تکمیل فرم نحوه انجام تعهد آموزش رایگان با قید سوابق کاری که دانش‌آموخته ارائه داده است.

 14- تحویل دانشنامه به شخص دانش‌آموخته در قبال اخذ رسید جهت ضبط در پرونده و نیز اخذ رسید در دفتر دانشنامه.

15- تحویل دانشنامه به شخص ثالث در قبال اخذ وکالتنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر.

16-  آماده نمودن تکمیل فرم ارسال لیست فیش‌های خرید تعهد خدمت آموزش رایگان جهت ارسال به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.

17- صدور ریز نمرات تایید شده قابل ترجمه و تایید مدارک صادر شده جهت ترجمه از طریق سامانه وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.

18- اعلام مراتب فارغ‌التحصیلی دانشجویان خارجی به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و استعلام در رابطه با صدور دانشنامه و تحویل به آنها مطابق با ضوابط  و مقررات مربوطه.

 

امور مربوط دانش‌آموختگان رتبه دار

1-     تکمیل فرمهای مربوطه برای فارغ‌التحصیلان رتبه اول.

2-     استخراج رتبه فارغ‌التحصیلان در هر رشته و ورودی و تهیه گواهی در پاسخ به استعلام و یا درخواست کتبی فارغ‌التحصیل.

3-     صدور گواهی تایید معدل جهت پذیرفته شدگان مقاطع بالاتر. 

 

صدور گواهینامه موقت المثنی

1-     ارائه  فرم استشهاد محلی جهت تکمیل و تحویل آن .

2-     ارائه فرم تعهد و تحویل آن پس از تکمیل.

3-     بررسی پرونده مطابق بخشنامه های مربوطه و دریافت مدارک مورد نیاز.

4-     صدور گواهینامه موقت المثنی و پس از طی کردن مراحل و تحویل در قبال اخذ رسید.

 

صدور دانشنامه المثنی

1-     ارائه  فرم استشهاد محلی جهت تکمیل و تحویل آن .

2-     تهیه آگهی فقدان دانشنامه به منظور درج در روزنامه‌های کثیرالانتشار در سه نوبت از طریق ارسال نامه به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی.

3-     ارائه فرم تعهد و تحویل آن پس از تکمیل.

4-     تحویل گرفتن قبض درخواست آگهی در روزنامه و نیز آگهی چاب شده و درج در پرونده.

5-     بررسی پرونده و صدور دانشنامه المثنی و تحویل آن در قبال اخذ رسید.

 

سایر امور محوله

1-     تهیه آمار و اطلاعات فارغ‌التحصیلان در جهت پاسخگویی به استعلام های مورد درخواست.

2-     دسته بندی و جاسازی گواهینامه‌های امضاء شده در فایل‌های جداگانه براساس رشته تا زمان مراجعه متقاضی.

3-     نظارت بر انجام امور مربوط به بایگانی مدارک و پرونده های دانش‌آموختگان.

4-     نظارت برانجام امور مربوط به امحاء پرونده های دانش‌آموختگان سنوات قبل با هماهنگی مدیریت مربوطه.

5-     ارسال نامه های تهیه تمبر جهت الصاق بر مدارک و به منظور تسهیل امر دریافت مدرک توسط متقاضیان.

6-     پیش بینی و درخواست ملزومات مورد نیاز و پیگیری آنها براساس نظر مقام مافوق.

7-     انجام امور مربوط به تسویه حساب تعهد آموزش رایگان دانشجویان اخراجی، انصراف و انتقالی.

8-     پاسخگویی به ارباب رجوع.

9-     پاسخگویی تلفنی به ارباب رجوع و راهنماییهای لازم در موارد مورد نیاز.

10-    انعکاس امور و فعالیتهای انجام شده به مدیریت متبوع.

 

لازم به توضیح است با توجه به صدور بخشنامه‌های مختلف و تفویض امور مربوط به فارغ‌التحصیلان به دانشگاهها فرایند خدمات اداره فارغ‌التحصیلان بیش از مواردی است که ذکر شده است.